Das perfekte Büro – Büroplanung
des Innenarchitekten

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Das Entwerfen von Büroräumen bzw die Büroplanung war in der Vergangenheit eine sehr rationale Angelegenheit. Es hatte vorwiegend das Ziel Flächen effizient zu nutzen, betriebswirtschaftliche Aspekte zu erfüllen und den Anforderungen des Arbeitsschutzes gerecht zu werden. Wenn man es schaffte seine Mitarbeiter alle arbeitsfähig und sicher in ein Gebäude unterzubringen, war die Aufgabe meist schon erfüllt.

Dies resultierte in dem Allerwelts-Büro, das wir alle kennen: lange Gänge, die links und rechts in Zellenbüros einknickten. Kreativität und eine ansprechende Unternehmenskommunikation beschränkten sich meist nur auf den Empfang.

Die Bürogestaltung hat sich jedoch von einem reinen Hygienefaktor zu einem wichtigen Erfolgsparameter für den betrieblichen Erfolg von Unternehmen entwickelt. Das Büro wurde zum Zentrum zur Ausgestaltung der Unternehmenskultur.

Die Ansprüche an die heutigen Büros haben sich geändert:

  • Digitalisierung und Individualisierung ermöglichen eine ortsunabhängige Arbeitsweise
  • Flexibles Arbeiten muss nicht am fest zugeordneten Schreibtisch stattfinden
  • Arbeitsinhalte sind komplex und vernetzt und erfordern einen gesunden Mix aus Teamarbeit und konzentriertem Arbeiten
  • Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen

Dieser Anforderungen an einen modernen Arbeitsplatz bilden das Fundament, auf dem der Innenarchitekt seine Büroplanung aufbaut.

Die Erfolgsformel für die Büroplanung

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Sie suchen nach der Formel für Ihr perfektes Büro? Die gibt es leider nicht. So wie jedes Unternehmen einzigartig ist, so müssen auch die Büroräume individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein.

Ein Logistikunternehmen arbeitet anders als eine Werbeagentur und benötigt daher auch andere Raumaufteilungen. Auch innerhalb der Unternehmen gibt es wieder unterschiedliche Rollen, die andere Anforderungen an den Arbeitsplatz haben. Das Arbeitsumfeld des Buchhalters unterscheidet sich wesentlich vom Vertriebler. Bevor der Innenarchitekt mit der Planung loslegt, muss zunächst eine intensive Analyse durchgeführt werden.

Büroplanung – Die Kennenlernphase: Was genau machen Sie?

Das perfekte Büro sieht nicht nur großartig aus, sondern soll auch den Informationsaustausch optimieren. Der Fokus liegt, wie so oft im Leben, auf den Beziehungen. Aus diesem Grund startet für den Innenarchitekten jedes Büro Projekt wie das erste Date: mit vielen Fragen.

  • Welche Abteilungen interagieren intensiv miteinander?
  • Wie viele Mitarbeiter benötigen einen festen Arbeitsplatz?
  • Wie klar sind die Abteilungen getrennt?
  • Finden Kundenbesuche statt?

Die Bedarfsanalyse ist der kritische Punkt in der Planungsphase, da die gesammelten Informationen direkten Einfluss auf das Resultat haben. Deswegen macht es Sinn nicht nur mit der Geschäftsführung zu sprechen, sondern frühestmöglich auch Vertreter aus den einzelnen Teams in die Diskussionen einzubeziehen.

Gemeinsame Workshops geführt durch den Innenarchitekten, oft mit Hilfe von Fragebögen, die alle wichtigen Aspekte der täglichen Zusammenarbeit mit abdecken.

Aus den gesammelten Informationen kann der Innenarchitekt nun z.B. herausarbeiten, wo ein Open Office Sinn macht, wie viele Rückzugsräume notwendig sind und welche Größe die Meetingräume haben müssen.

All diese Aspekte werden vom Innenarchitekten im Grundriss verarbeitet bevor es in die Gestaltungsphase geht.

Büroplanung – Die Gestaltungsphase: Wer sind Sie?

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Der Grundriss steht, die Raumaufteilung ist fix, wir beginnen mit dem kreativeren Teil auf dem Weg zum fertigen Büro.

In der Gestaltungsphase fokussiert sich alles auf das Ziel das Unternehmen im Raum zu präsentieren, die Corporate Identity widerzuspiegeln.

Hierzu bedient man sich aus dem großen Werkzeugkasten der Innenarchitektur:

  • Materialien
  • Oberflächen
  • Bodenbeläge
  • Licht
  • Akustik
  • Pflanzen

Bei der Auswahl der unterschiedlichen Elemente müssen Funktionalität, Außenwirkung und das Wohlbefindendes Mitarbeiters in Einklang gebracht werden.

Zum Beispiel: Der edle Parkettboden vermittelt dem Besucher einen hochklassigen Eindruck, ist jedoch in Bezug auf Akustik ein No-Go für die Mitarbeiter, die konzentriert arbeiten möchten.

Die Corporate Identity sollte immer Einfluss auf die Auswahl der Stilelemente und Materialien haben. Welche Atmosphäre/Stimmung soll erzeugt werden? Für was steht das Unternehmen?

Büros mit kalten Oberflächen wie Beton, Stahl, Glas und industriellem Design strahlen Modernität aus und werden oft mit IT/Technologie Unternehmen in Verbindung gebracht.

Ein Raum geprägt durch natürliche Materialien, warmen Licht und üppiger Bepflanzung (Biophilic design) suggeriert dem Besucher, dass es sich um ein nachhaltiges Unternehmen handelt.
Wie im eigenen Zuhause, sollte das Bürodesign ausstrahlen, für was das Unternehmen steht.

Zusammenfassung

Die Büroraumgestaltung heißt nicht einfach nur seine Büros schön zu gestalten und bequeme Möbel zu kaufen.

Der Innenarchitekt hat einen guten Job geleistet, wenn:

  • Der Informationsfluss sich verbessert hat
  • Funktionalität und Sicherheit gewährleistet sind
  • Keine Fläche verschwendet wird
  • Mitarbeiter sich besser mit Ihrem Unternehmen identifizieren können
  • Besucher sofort verstehen, in welchem Unternehmen sie sich befinden
  • Die Corporate Identity klar projiziert wird

Das perfekte Büro ist kein finaler Zustand, denn das perfekte Büro entwickelt sich genau so weiter, wie unsere Arbeitswelt. Daher ist es notwendig in regelmäßigen Abständen zu evaluieren, ob es einer Anpassung bedarf.